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Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
1. INTRODUCCIÓN
Tomando como referencia el Articulo 15 de la Constitución Política de Colombia, en donde tiene como objeto conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos, en el Artículo 20, encontramos una referencia a que todas las personas tenemos derecho a la información.
Dando cumplimiento a lo anterior, se hace necesario establecer para VENGAL SAS, la conformación de una política consciente de la responsabilidad que le asiste en materia de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales; el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.
Cuando el Titular de los datos presta su consentimiento para que estos formen parte de una base de datos de una organización u empresa, pública o privada, ésta se hace responsable del tratamiento de estos datos y adquiere una serie de obligaciones como son la de tratar dichos datos con seguridad y cautela, velar por su integridad y aparecer como órgano a quien el Titular puede dirigirse para el seguimiento de la información y el control de la misma, pudiendo ejercitar los derechos de consultas y reclamos.
VENGAL SAS, informa por medio de la presente que: los datos personales que se obtengan en virtud de la operación en donde se celebren o se celebren con la Entidad, serán tratados conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia. Para tales fines, se tendrá la siguiente información para la empresa VENGAL SAS:
VENGAL SAS con domicilio en la Transversal 72C# 82C – 04. Barrio Minuto de Dios – Bogotá – Colombia, identificada con número de identificación tributaria NIT 900.084.455-1. Teléfono de contacto 310-3854976 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. Correo electrónico Tatiana.vengoechea@vengalgroup.com.
2. ALCANCE
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por VENGAL SAS, considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales, adicionalmente, se encuentra dirigida a todos los usuarios de datos, que son tanto del personal propio como para el personal externo de VENGAL SAS quienes se encuentran obligados a cumplir con las medidas de seguridad establecidas para el tratamiento de los datos y están sujetos al deber de confidencialidad, incluso después de acabada su relación laboral o profesional con la organización o empresa responsable del tratamiento, el cual se formaliza a través de la firma de un acuerdo de confidencialidad suscrito entre el usuario y el responsable del tratamiento.
3. PRINCIPIOS RECTORES
3.1 Principios de la política de tratamiento
El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. En virtud de interpretación y aplicación jurídica, se aplicarán los siguientes principios:
• Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad, salvo en los siguientes casos que exceptúa el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
a. El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad de este.
b. El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
c. Los derechos que le asisten como Titular.
d. La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
• Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
• Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
4. FUNCIONES Y OBLIGACIONES
4.1 Responsable del tratamiento.
Las obligaciones en materia de seguridad de los datos de la empresa VENGAL SAS son las siguientes:
a. Coordinar e implantar las medidas de seguridad pertinentes para salvaguardar la información.
b. Difundir el referido documento entre el personal.
c. Mantener la política de Tratamientos de datos personales actualizada y revisada siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información, el sistema de tratamiento, la organización de VENGAL SAS, el contenido de la información de las bases de datos, o como consecuencia de los controles periódicos realizados. De igual modo, se revisará su contenido cuando se produzca algún cambio que pueda afectar al cumplimiento de estas.
d. Designar uno o más responsables del tratamiento e identificar a los usuarios autorizados para acceder a las bases de datos.
e. Cuidar que el acceso mediante sistemas y aplicaciones informáticas se lleve a cabo mediante accesos identificados y contraseña.
f.Autorizar, salvo delegación expresa a usuarios autorizados, la salida de soportes fuera de los establecimientos donde se encuentran las bases de datos; las entradas y salidas de información por red, mediante dispositivos de almacenamiento electrónico o en papel; y el uso de módems y las descargas de datos.
g. Garantizar la existencia de una lista de usuarios autorizados y perfiles de usuario.
4.2 Responsables de seguridad
VENGAL SAS designa como responsables de seguridad de las bases de datos automatizadas a LINHELP y a la Gerencia basados en los contratos previamente firmados con la entidad. Y para la información de terceros, clientes y proveedores estará a cargo del área de archivo velando por la seguridad y resguardo de la información física como producto de la gestión realizada de la empresa.
Los responsables tienen las siguientes funciones:
a. Coordinar y controlar la implantación de las medidas de seguridad pertinentes para salvaguardar la información física y digital existente dentro de las instalaciones o bases de datos de la empresa.
b. Coordinar y controlar los mecanismos que permiten acceder a la información contenida en las bases de datos y elaborar un informe mensual sobre dicho control.
c. Gestionar los permisos de acceso a los datos por parte de los usuarios autorizados.
d. Habilitar el registro de incidencias a todos los usuarios para que comuniquen y registren las incidencias relacionadas con la seguridad de los datos; así como acordar con el responsable del tratamiento las medidas correctoras y registrarlas.
e. Comprobar, al menos cada tres meses, la validez y vigencia de la lista de usuarios autorizados, la existencia y validez de las copias de seguridad para la recuperación de los datos, la actualización las medidas relacionadas con las entradas y salidas de datos.
f. Definir el proyecto de auditoría interna y externa por la revisión regular de esta información.
g. Recibir y analizar el informe de auditoría para elevar sus conclusiones y proponer medidas correctoras al responsable del tratamiento.
h. Gestionar y controlar los registros de entradas y salidas de documentos o soportes que contengan datos personales.
4.3. Usuarios
Todas las personas que intervienen en el almacenamiento, tratamiento, consulta o cualquier otra actividad relacionada con los datos personales y sistemas de información de VENGAL SAS deben actuar de conformidad a las funciones y obligaciones recogidas en el presente apartado.
VENGAL SAS cumple con el deber de información con su inclusión de acuerdos de confidencialidad y deber de secreto que suscriben, en su caso, los usuarios de sistemas de identificación sobre bases de datos y sistemas de información.
Las funciones y obligaciones del personal de VENGAL SAS se definen, con carácter general, según el tipo de actividad que desarrollan dentro de la empresa y específicamente, en sus cartas descriptivas. Con carácter general, cuando un usuario trate documentos o soportes que contiene datos personales tiene el deber de custodiarlos, así como de vigilar y controlar que personas no autorizadas no puedan tener acceso a ellos.
El incumplimiento de las obligaciones y medidas de seguridad establecidas en este Política por parte del personal al servicio de VENGAL SAS es sancionable de acuerdo a la normativa aplicable a la relación jurídica existente entre el usuario y el reglamento interno de trabajo de la empresa.
Las funciones y obligaciones de los usuarios de las bases de datos personales bajo responsabilidad de VENGAL SAS son las siguientes:
• Deber de secreto: Aplica a todas las personas que, en el desarrollo de su profesión o trabajo, acceden a bases de datos personales y vincula tanto a usuarios como a prestadores de servicios contratados; en cumplimiento de este deber, los usuarios de la empresa u organización no pueden comunicar o relevar a terceras personas, datos que manejen o de los que tengan conocimiento en el desempeño o cargo de sus funciones, y deben velar por la confidencialidad e integridad de los mismos.
• Funciones de control y autorizaciones delegadas: El responsable del tratamiento puede delegar el tratamiento de datos a terceros, para que actúe como encargado del tratamiento, mediante un contrato de transmisión de datos.
• Obligaciones relacionadas con las medidas de seguridad implementadas:
a. Acceder a las bases de datos solamente con la debida autorización y cuando sea necesario para el ejercicio de sus funciones.
b. No revelar información a terceras personas ni a usuarios no autorizados.
c. Observar las normas de seguridad y trabajar para mejorarlas.
d. No realizar acciones que supongan un peligro para la seguridad de la información.
e. No sacar información de las instalaciones de la organización sin la debida autorización.
• Uso de recursos y materiales de trabajo: Debe estar orientado al ejercicio de las funciones asignadas. No se autoriza el uso de estos recursos y materiales para fines personales o ajenos a las tareas correspondientes al puesto de trabajo. Cuando, por motivos justificados de trabajo, sea necesaria la salida de dispositivos periféricos o extraíbles, deberá comunicarse al responsable de seguridad correspondiente que podrá autorizarla y, en su caso, registrarla.
• Uso de impresoras, escáneres y otros dispositivos de copia: Cuando se utilicen este tipo de dispositivos debe procederse a la recogida inmediata de las copias, evitando dejar éstas en las bandejas de los mismos.
• Obligación de notificar incidencias: Los usuarios tienen la obligación de notificar las incidencias de las que tenga conocimiento al responsable de seguridad que corresponda, quien se encargará de su gestión y resolución. Algunos ejemplos de incidencias son: la caída del sistema de seguridad informática que permita el acceso a los datos personales a personas no autorizadas, el intento no autorizado de la salida de un documento o soporte, la pérdida de datos o la destrucción total o parcial de soportes, el cambio de ubicación física de bases de datos, el conocimiento por terceras personas de contraseñas, la modificación de datos por personal no autorizado, etc.
• Deber de custodia de los soportes utilizados: Obliga al usuario autorizado a vigilar y controlar que personas no autorizadas accedan a la información contenida en los soportes. Los soportes que contienen bases de datos deben identificar el tipo de información que contienen mediante un sistema de etiquetado y ser inventariados.
• Responsabilidad sobre los terminales de trabajo y portátiles: Cada usuario es responsable de su propio terminal de trabajo; cuando esté ausente de su puesto, debe bloquear dicho terminal (ej. protector de pantalla con contraseña) para impedir la visualización o el acceso a la información que contiene; y tiene el deber de apagar el terminal al finalizar la jornada laboral. Asimismo, los ordenadores portátiles han de estar controlados en todo momento para evitar su pérdida o sustracción.
• Salvaguarda y protección de contraseñas: Las contraseñas proporcionadas a los usuarios son personales e intransferibles, por lo que se prohíbe su divulgación o comunicación a personas no autorizadas. Cuando el usuario accede por primera vez con la contraseña asignada es necesario que la cambie. Cuando sea necesario restaurar la contraseña, el usuario debe comunicarlo al administrador del sistema.
• Copias de respaldo y recuperación de datos: Debe realizarse copia de seguridad de toda la información de bases de datos de la empresa mediante dispositivos externos, discos duros o USB.
• Deber de archivo y gestión de documentos y soportes: Los documentos y soportes deben de ser debidamente archivados con las medidas de seguridad establecidas por la empresa VENGAL SAS.
5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
VENGAL SAS utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.
En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.
El tratamiento que realizará VENGAL SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377de 2013, con las siguientes finalidades:
a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de VENGAL SAS, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el sector ambiental.
b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
d. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
Así mismo, VENGAL SAS suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
a. Brindar asistencia técnica.
b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c. Manejar y administrar bases de datos.
d. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
e. Dar respuestas a organismos de control.
Cuando VENGAL SAS reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por las entidades territoriales certificadas, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo.
6. CATEGORIZACIÓN DE LOS DATOS
6.1 Datos sensibles
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6.2 Tratamiento De Datos Sensibles
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
6.3 Autorización Especial De Datos Personales Sensibles
VENGAL SAS, informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, VENGAL SAS, implementará las medidas
necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.
6.4 Derechos de los niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, cumpliendo en todo momento con los principios y obligaciones recogidos en la Ley y el Decreto 1377 de 2.013. En todo caso, el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos de los niños, niñas adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a VENGAL SAS que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
d. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que VENGAL SAS en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
f. Identificar al responsable en VENGAL SAS que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
g. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012
8. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:
El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad, salvo en los siguientes casos que exceptúa el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
9. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN:
La información solicitada a VENGAL SAS podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información entregada deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
10.ATENCIONES DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
VENGAL SAS dando cumplimiento a la normatividad vigente, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política a unidad de Archivo, dependencia que ha sido designada como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato. Para el efecto, todos los trabajadores y proveedores y/o contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias están obligados a dar traslado a esta unidad, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
11.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por VENGAL SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
11.1 Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas o reclamos
VENGAL SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de estas:
a. Comunicación escrita dirigida a VENGAL SAS, con domicilio en la Transversal 72C# 82C – 04. Barrio Minuto de Dios – Bogotá – Colombia.
b. Comunicación telefónica: Teléfono de contacto 3103854976 - 320 4258935 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
c. Chat vía WhatsApp: 3103854976 - 320 4258935
d. Sitio Web www.vengaya.com.co - Contáctanos, opción PQRS.
e. Solicitud vía correo electrónico: Solicitud vía correo electrónico: info@vengalsas.com Tvengoechea@vengalsas.com
11.2 Atención y respuesta a peticiones y consultas
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a VENGAL SAS:
a. Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
b. Información respecto del uso que se le ha dado por parte de la empresa a sus datos personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la petición o consulta se relacione directamente con terceros o proveedores se informará de dicha situación, tanto al interesado peticionario, como al responsable específico de tratamiento de los datos, remitiéndole de oficio e inmediatamente la respectiva petición a la entidad involucrada para su competencia y responsabilidad.
12.VIGENCIA
Las bases de datos e información interna acerca de terceros es responsabilidad de VENGAL SAS y será objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recopilados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario.
VENGAL SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos e información bajo custodia ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
La presente política de tratamiento permanece vigente desde el miércoles, 10 de septiembre de 2023.
13.DOCUMENTOS RELACIONADOS
a. Decreto Único 1074 de 2015
b. Decreto 090 del 18 de enero de 2018
c. Ley 1266 de 2008
d. Ley 1581 de 2012
14.GLOSARIO
i. Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
ii. Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
iii. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
iv. Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
v. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
vi. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
vii. Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
viii. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
ix. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
x. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
a. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
b. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
xi. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
xii. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.